Se gestite un team di dipendenti, sapete quanto siano importanti le riunioni one-to-one. Questi incontri regolari vi danno l’opportunità di entrare in contatto con ogni membro del team e di discutere dei suoi progressi, dei suoi obiettivi e delle sue eventuali preoccupazioni. Ma condurre riunioni individuali efficaci non è sempre facile. Ecco alcuni suggerimenti per aiutarvi a sfruttare al meglio queste importanti conversazioni.
Programmate l’incontro 1 a 1 in anticipo, in modo da avere il tempo di prepararvi.
È importante programmare gli incontri 1 a 1 in anticipo per avere il tempo di prepararsi. È molto più facile arrivare all’incontro adeguatamente preparati se si ha un preavviso sufficiente, in modo da sapere esattamente quali argomenti saranno discussi e quanto tempo è disponibile. Quando prendete l’iniziativa di programmare le riunioni in anticipo, dimostrate il vostro impegno e il vostro rispetto per i membri del team e per il progetto in corso. In questo modo, si dispone di tutte le informazioni necessarie per una riunione di successo, come i risultati desiderati e i punti all’ordine del giorno, in modo che né il team né voi stessi perdiate tempo prezioso cercando di capirli durante la riunione stessa. Inoltre, contribuisce a incoraggiare la collaborazione, in quanto ognuno saprà esattamente cosa deve fare e quando deve farlo, assicurando che ogni persona rimanga concentrata sulla propria attività durante la conversazione. Programmare le riunioni in anticipo, quindi, ci garantisce la tranquillità di avere conversazioni mirate e produttive, rendendo la vita di tutti un po’ più facile.
Fate un elenco degli argomenti che volete discutere con il vostro capo o collaboratore.
Prima di qualsiasi discussione con un capo o un dipendente, è importante avere un elenco chiaro degli argomenti che si vogliono trattare. In questo modo si è preparati e organizzati e si può fare un uso efficace del proprio tempo. Tra gli argomenti più comuni ci sono i problemi di performance, i progetti assegnati, i nuovi requisiti o le aspettative, le risorse desiderate, le opportunità di sviluppo o miglioramento, le modifiche alla programmazione, le dinamiche del team, le descrizioni delle mansioni e il feedback. Se ci sono anche altre questioni da discutere, come quelle relative al clima o al morale, è bene includerle nell’elenco degli argomenti. Prima di iniziare la discussione, prendetevi un po’ di tempo per riflettere sui punti più rilevanti e sull’approccio più adatto alla situazione specifica. Avere un obiettivo chiaramente definito aiuterà a garantire conversazioni efficienti e di successo sia con i capi che con i dipendenti.
Arrivare all’incontro con una mentalità aperta ed essere disposti ad ascoltare i feedback.
Quando si partecipa alla riunione, è importante arrivare con la mente aperta e la disponibilità ad ascoltare. Se il vostro manager ha convocato una riunione, è probabile che abbia qualcosa da discutere o un feedback da fornire. Potrebbe anche avere un ordine del giorno da trattare, in modo che tutti i partecipanti alla riunione siano sulla stessa lunghezza d’onda. Tuttavia, è altrettanto importante ricordare che un incontro 1 a 1 deve essere collaborativo non solo per voi, ma anche per il manager e viceversa. È essenziale che entrambe le parti coinvolte si sentano a proprio agio nel dare la propria opinione e nell’avere conversazioni sane su ciò che conta di più nell’organizzazione. Non dimenticate che questa è anche una grande opportunità per voi, in quanto dipendenti, di comunicare apertamente ed esprimere eventuali sfide, domande o soluzioni che potreste avere. Un dialogo aperto e il rispetto dei diversi punti di vista portano a riunioni 1 a 1 più significative e produttive. Pertanto, entrate sempre nella stanza con la mente aperta, pronti ad ascoltare e a scambiare idee!
Siate onesti su ciò che funziona bene e su ciò che va migliorato
Una buona comunicazione è essenziale per il successo di qualsiasi azienda, soprattutto quando si tratta di feedback. La dirigenza deve essere onesta e diretta con i dipendenti nelle riunioni 1 a 1, che possono aiutare a identificare le aree di miglioramento e a evidenziare i successi. Valutazioni realistiche permettono al manager e al dipendente di affrontare la sfida di migliorare le aree più deboli e di capitalizzare i punti di forza. Una cultura dell’onestà non solo aumenta il morale, ma aiuta anche i gruppi a lavorare meglio insieme, in quanto ognuno capisce molto meglio il proprio ruolo. In definitiva, l’onestà su ciò che funziona bene e su ciò che deve essere migliorato permette a un team di raggiungere il suo massimo potenziale. In questo modo si orientano le discussioni di gruppo verso soluzioni mirate che rispettano i contributi di tutti e si stabilisce uno standard per la valutazione dei progressi a lungo termine. Con una maggiore comprensione dei successi e delle carenze attuali, i team possono superare gli ostacoli in modo più efficiente e mantenere il successo anche sotto pressione. Pertanto, un feedback onesto porterà inevitabilmente a un aumento della produttività in qualsiasi contesto aziendale.
Fare un brainstorming di idee e definire un piano d’azione
Il processo di brainstorming delle idee e di elaborazione di un piano d’azione può aiutare i team ad affrontare questioni complesse e ad agire in modo efficace. È importante assicurarsi che il brainstorming si svolga in un ambiente aperto e solidale, in modo da garantire che tutti i membri del team siano impegnati e coinvolti nel processo. Anche se può essere allettante cercare di risolvere i problemi tramite e-mail o servizi di messaggistica, optare per riunioni 1 a 1 può offrire migliori opportunità di collaborazione. Questo è particolarmente vero quando si lavora su qualcosa di urgente o particolarmente impegnativo, poiché le conversazioni faccia a faccia consentono ai membri del team di porre più facilmente domande, ricevere feedback e trovare insieme soluzioni creative. In definitiva, una discussione di gruppo ben organizzata è spesso il modo più efficace per generare idee e formulare un piano d’azione. Prendendosi il tempo necessario per discutere adeguatamente le nuove proposte e collaborare su strategie valide, i team possono prepararsi al successo preparandosi a ogni eventualità.
Follow-up dopo la riunione per assicurarsi che i compiti vengano portati a termine.
Il follow-up dopo la riunione è una parte importante per garantire che i compiti vengano portati a termine. Questo può essere fatto in diversi modi, a seconda del contesto e della situazione. Ad esempio, se durante la riunione è stato assegnato un punto d’azione a qualcuno, assicuratevi di inviargli un promemoria per completare il compito prima della scadenza. Se volete tenere tutti aggiornati sullo stato di avanzamento del lavoro, prendete in considerazione l’invio di rapporti periodici sullo stato di avanzamento che illustrino ciò che è stato completato e ciò che rimane in agenda. In questo modo si fa chiarezza per tutti i soggetti coinvolti, in modo che i compiti non vengano dimenticati o lasciati incompleti. Inoltre, nelle conversazioni di follow-up con i singoli, fornite un feedback sulle loro prestazioni durante la riunione e indicazioni sulle azioni da intraprendere la prossima volta. Rimanendo impegnati e controllando i progressi, potete assicurarvi che i compiti non solo vengano affrontati, ma che vengano svolti in modo efficiente ed efficace. Inoltre, questo metodo offre ai membri del team l’opportunità di imparare dalle abitudini di lavoro degli altri per raggiungere insieme risultati migliori. Prendersi il tempo necessario per seguire e garantire che vengano compiuti progressi adeguati è essenziale per qualsiasi team che voglia raggiungere il successo.
Conclusione
Le riunioni 1 a 1 sono una parte importante del rapporto tra manager e dipendenti. Programmandoli in anticipo, potete assicurarvi di avere il tempo di prepararvi e di stilare un elenco di argomenti da discutere. Venite alla riunione con una mentalità aperta e disposta ad ascoltare il feedback. Siate onesti su ciò che funziona bene e su ciò che deve essere migliorato. Cercate di raccogliere idee insieme e di elaborare un piano d’azione. Dopo la riunione, accertatevi che i compiti siano stati portati a termine.
