Vuoi trasformare l’ufficio acquisti in un motore di risparmio, qualità e continuità di fornitura? Qui trovi 10 OKR per Procurement/Acquisti già pronti. Adattali al tuo trimestre e ai tuoi numeri di partenza.
Come leggere gli OKR
Obiettivo (O): risultato qualitativo, chiaro e motivante.
Risultati chiave (KR): 3–4 metriche numeriche che dimostrano l’Obiettivo.
Periodo tipico: un trimestre.
I KR misurano esiti, non “to-do” (niente “fare una riunione”, ma “ridurre il costo medio del 6%”).
Come usarli in pratica (in breve)
Scegli max 3 Obiettivi di area per trimestre.
Scrivi i KR in formato “da X a Y entro data” con baseline reale.
Fissa un owner per ogni KR e un ritmo: stand-up settimanale + review mensile.
Allinea gli OKR Acquisti con Finance (cassa, DPO), Operations (OTIF, scorte) e Qualità.
10 OKR per gli Acquisti
1) Risparmio e TCO (costo totale di possesso)
Obiettivo: Ridurre il costo complessivo senza impattare il servizio.
KR:
Ottenere risparmi negoziali netti = 3,5% sulla spesa indirizzata.
Ridurre il TCO su 10 categorie chiave del 6% medio.
Abbassare i costi logistici extra (urgenze) dal 7% al 2% della spesa.
Portare la percentuale di sconti cassa catturati dal 55% all’85%.
2) Affidabilità fornitori (On-Time Delivery & qualità)
Obiettivo: Forniture puntuali e conformi.
KR:
Aumentare l’OTD fornitori dall’84% al 93%.
Ridurre i PPM (parti per milione difettose) da 1.800 a 900.
Diminuire i resoconti non conformità (NC) da 28 a 10/trimestre.
Portare i fornitori con rating ≥ A dal 52% al 70%.
3) Copertura contrattuale e governance
Obiettivo: Più spesa sotto contratti chiari e controllabili.
KR:
Aumentare la spesa sotto contratto dal 64% all’85%.
Ridurre il maverick buying (acquisti fuori processo) dal 19% al 6%.
Portare i contratti con SLA/KPI misurabili dal 58% al 90%.
Eliminare autorità d’acquisto non autorizzate (0 nuovi casi).
4) Processo Procure-to-Pay (P2P)
Obiettivo: Dal fabbisogno al pagamento, veloce e senza errori.
KR:
Ridurre il tempo PR→PO medio da 6,0 a 3,0 giorni.
Portare la quota di spesa coperta da PO dal 76% al 95%.
Aumentare le fatture “touchless” (senza interventi manuali) dal 35% al 70%.
Ridurre le dispute fatture da 11% a 3%.
5) Strategic sourcing (competizione e alternative)
Obiettivo: Aumentare concorrenza e alternative di fornitura.
KR:
Lanciare 5 RFP/RFQ su categorie ad alta spesa con ≥3 offerte valide.
Qualificare 8 nuovi fornitori per categorie rischiose o monopolistiche.
Ridurre la spesa single-source dal 22% al 10%.
Portare il risparmio medio per RFP ad almeno −5% vs baseline.
6) Rischio fornitore e continuità operativa
Obiettivo: Prevenire fermi linea e rotture di fornitura.
KR:
Implementare risk score per 100% dei fornitori critici.
Ridurre gli incidenti di supply disruption da 6 a 2/trimestre.
Attivare piani di continuità (fornitore alternativo) per 10 codici A-class.
Portare la copertura assicurativa valida su contratti critici al 100%.
7) Sostenibilità ed ESG in acquisto
Obiettivo: Integrare criteri ambientali e sociali nelle scelte.
KR:
Portare gli acquisti da fornitori certificati (ISO 14001/SA8000 o equivalenti) dal 38% al 60%.
Inserire clausole ESG nel 90% dei nuovi contratti.
Ridurre la CO₂ per unità approvvigionata del 12% su 5 categorie.
Effettuare audit ESG su 15 fornitori ad impatto.
8) Cataloghi, e-procurement e adoption
Obiettivo: Semplificare l’esperienza d’acquisto interna.
KR:
Attivare cataloghi elettronici per l’80% delle categorie indirette.
Portare l’adozione utenti (ordini via portale) dal 58% all’88%.
Ridurre i tempi di approvazione da 48h a 18h (P90).
Ottenere soddisfazione utenti interni ≥ 4,5/5.
9) Integrazione con Finance (cassa e termini)
Obiettivo: Ottimizzare termini e impatto sulla cassa.
KR:
Migliorare il DPO da 54 a 62 giorni in accordo con fornitori chiave.
Rinegoziare termini pagamento su 20 contratti top senza penalizzare OTD/qualità.
Allineare price list e indice inflazione/FX con clausole di revisione nel 90% dei contratti.
Ridurre note di credito per errori prezzo dal 7% al 2%.
10) Team e competenze di negoziazione
Obiettivo: Alzare lo standard del team acquisti.
KR:
Formare 100% del team su should-cost e analisi TCO (quiz ≥ 85%).
Implementare playbook di gara usato nel 90% delle RFP.
Ridurre la varianza di performance tra buyer (risparmio% vs target) da 12 p.p. a 5 p.p.
Aumentare l’eNPS del team da +12 a +35.
Consigli per adattarli alla tua realtà
Parti da storico 6–12 mesi per fissare baseline realistiche.
Metti i KR su dashboard (spesa, OTD/PPM, PR→PO, maverick, touchless, DPO).
Evita “lista della spesa”: meglio pochi OKR ben curati.
Allinea regolarmente con Operations e Finance: gli obiettivi si sostengono a vicenda.
Template rapido (copiabile)
Obiettivo: __________________________ (trimestre, area)
KR1: Da ___ a ___ entro ___
KR2: Da ___ a ___ entro ___
KR3: Da ___ a ___ entro ___
KR4 (opzionale): Da ___ a ___ entro ___
Owner: ___ • Stato: verde/giallo/rosso • Prossimo controllo: ___
Errori comuni da evitare
Misurare attività invece di risultati (es. “fare RFP” ≠ “−5% TCO”).
Target scollegati da sistemi/processi (senza P2P e contratti i KR non reggono).
Non considerare rischio e qualità mentre si negozia solo il prezzo.
Isolare Procurement: coinvolgi utente interno, Qualità, Logistica e Finance.
Link interni suggeriti
KPI Acquisti: definizioni e formule (/blog/kpi-acquisti)
OTIF e puntualità fornitori (/blog/otif-puntualita-fornitori)
