OTIF e puntualità fornitori: come misurarli e migliorarli

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OTIF e puntualità fornitori: come misurarli e migliorarli

Obiettivo: impostare un sistema semplice e affidabile per misurare puntualità e OTIF dei fornitori, fissare target realistici e avviare azioni correttive che alzino la qualità del servizio.

👉 Scarica la checklist + calcolatore: Checklist OTIF (Excel)

OTIF: definizione e formula

  • On-time delivery (%)
    Percentuale di ordini consegnati entro (o prima di) la data promessa.
    Formula: On-time % = Ordini puntuali / Ordini totali

  • In-full (%)
    Percentuale di ordini consegnati nella quantità richiesta, senza backorder o sostituzioni.
    Formula: In-full % = Ordini completi / Ordini totali

  • OTIF (%) (On-Time In-Full)
    Percentuale di ordini consegnati sia puntuali sia completi.
    Formula: OTIF % = Ordini puntuali e completi / Ordini totali

Nota: OTIF non è la media di On-time e In-full—è la loro intersezione. Puoi avere On-time 95% e In-full 95% ma OTIF anche <90% se una parte di ordini è puntuale ma non completa (o viceversa).

Dati necessari (e da dove prenderli)

Per ogni ordine nel periodo (es. mese), raccogli:

  1. Data promessa (ERP/ordine acquisto) e data arrivo (WMS/entrata merci) → determina on-time.

  2. Quantità richiesta vs quantità consegnata → determina in-full.

  3. Causali di scostamento (ritardi, danni, mancanze, errori di picking, dogana, ecc.) → alimentano l’analisi cause.

  4. Categoria fornitore (materie prime, packaging, servizi…) → per target differenti.

  5. Eccezioni definite a priori (es. tolleranza di ±1 giorno, accettazione di sostituzioni equivalenti).

Suggerimenti pratici:

  • Allinea i campi tra ERP (PO) e WMS (ricezione): se i sistemi non “parlano”, definisci una tabella di mapping.

  • Fissa per iscritto cosa significa on-time (es. finestra ±1 giorno) e in-full (no backorder/sì sostituzioni equivalenti?).

Target realistici (e come fissarli)

I target dipendono da settore, criticità del materiale e contesto logistico. Linee guida:

  • On-time: 92–97% per materiali stabili; 88–94% per supply volatile o import.

  • In-full: 94–98% se demand planning maturo; 90–95% in avvio.

  • OTIF: spesso 3–6 punti sotto la metrica peggiore tra On-time e In-full.

Approccio consigliato:

  1. Parti dai valori storici (ultimi 3–6 mesi).

  2. Fissa target per categoria (es. packaging vs componenti critici).

  3. Aggiungi soglie minime (sotto le quali scatta un piano d’azione).

  4. Rivedi i target annualmente (o dopo upgrade di processo/fornitore).

Azioni correttive (by problema)

Se è in calo On-time (ritardi)

  • Planning condiviso: rolling forecast, ordini call-off, calendario promesse realistico.

  • Lead time contrattuale: allinea contratti a tempi effettivi; penali “soft” per ritardi ripetuti.

  • Buffer intelligenti: safety stock solo su item critici; dual sourcing su componenti a rischio.

  • Slot & prenotazione: assegna finestre di consegna e cut-off per ridurre code e attese.

  • Snellisci inbound: ASN (avviso spedizione), etichette standard, prenotazioni automatizzate.

Se è in calo In-full (mancanze/pezzi errati)

  • MOQ e lotti: rivedi MOQ irrealistici; coordina lotti di produzione/trasporto.

  • Qualità e packing list: standardizza packing list e ispezioni; riduci errori di prelievo.

  • Rimodula domanda: miglior forecast; condividi consumption reale con il fornitore.

  • Vendor Managed Inventory (dove ha senso): responsabilizza il fornitore sul livello scorta.

  • Qualifica alternative: second source per mitigare rotture.

Se è basso OTIF con On-time e In-full discreti

  • Il problema è coordinamento:

    • allinea promise date con effettivo ready-to-ship,

    • gestisci meglio consolidamenti e parziali,

    • privilegia ship complete quando l’urgenza lo consente.

Esempi numerici (per capirci subito)

Periodo: Luglio

  • Ordini totali = 600

  • On-time = 555 → 92,5%

  • In-full = 565 → 94,2%

  • OTIF = 540 → 90,0%

Qui l’OTIF è più basso di entrambe le metriche singole perché conta solo gli ordini puntuali e completi.

Mini-caso “20 ordini” (schema semplificato):

  • Puntuali = 18/20 → 90%

  • Completi = 19/20 → 95%

  • Puntuali e completi = 17/20 → 85% OTIF

Se 1 ordine è puntuale ma non completo e 1 è completo ma in ritardo, OTIF scende: la sovrapposizione si restringe.

Grafico semplice (trend 6 mesi)

Il grafico mostra come OTIF segua la metrica peggiore e come piccoli cali di on-time o in-full si traducano in un calo più marcato dell’OTIF.

 

Come presentare i risultati (e ottenere miglioramenti)

  • Scorecard per fornitore: ranking mensile, con gap vs target e azioni aperte.

  • Semafori: verde ≥ target; giallo tra soglia e target; rosso < soglia.

  • Review trimestrale: condividi trend e piani d’azione (foglio dedicato nel file Excel).

  • Incentivi: preferred supplier o allocazioni extra per chi mantiene OTIF alto in modo stabile.

Checklist operativa

✅ Definite regole on-time/in-full (tolleranze, eccezioni)
✅ Mappate le fonti dati (ERP/WMS/QA) e il mapping campi
✅ Impostati target e soglie per categoria/fornitore
✅ Calcolati On-time, In-full e OTIF nel periodo
✅ Analizzate cause radice e avviati piani d’azione
✅ Programmate review e aggiornamento target

👉 Scarica la checklist + calcolatore: Checklist OTIF (Excel)

 

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